O Cliente me chamou, e agora?? - Passo II

Dando continuidade ao post anterior, vamos seguir na ideia de que profissional da comunicação é um prestador de serviço, ok?

Então, agora que você já sabe como fazer um orçamento para o seu cliente e, digamos que te aceitou, agora começam a vir os detalhes.

Ótimo, como prosseguir, então?

Bom, partido do pressuposto que você entendeu o contexto/ideia do cliente quando estava fazendo o orçamento, está na hora de aprofundar e detalhar a atividade. Neste momento, entra o famoso briefing.

Para contextualizar, briefing é um conjunto de informações, uma coleta de dados para o desenvolvimento de um trabalho. Palavra inglesa que significa resumo em português. O briefing é a base de um processo de um planejamento. Ou seja, será o seu norte para planejar e executar a ação.

Por essa razão, ele precisa ser bem estruturado, de acordo com o tipo de serviço que você oferece. Mas, como construir uma boa base de informações para você se guiar? Ou por acaso está pensando em ficar ligando de 5 em 5 minutos para o cliente perguntando? Cuidado, ele pode te demitir antes mesmo do projeto começar (rs).

Bem, vamos à parte prática:

1.O que você já sabe sobre o Job e como perguntar?

Volte para a primeira conversa com o cliente e tente fazer uma lista ESCRITA de perguntas sobre o que você vai precisar para planejar e executar a ação. Importante que ela seja escrita, mas evite enviar um questionário num anexo por e-mail, o cliente não tem tempo nem paciência para ficar respondendo. Tenha as perguntas com você, na hora da reunião ou por telefone, faça uma por uma. Utilize o e-mail apenas para registrar essa conversa e para dados como telefones, cnpj, conta bancária... que você não tem obrigação de lembrar nem o cliente de passar via telefone (lembre-se da segurança das informações).

2. Que perguntas não podem faltar?

A Construção do briefing não tem um padrão, varia de acordo com cada trabalho, mas tem informações que podem estar em toda e qualquer coleta que você fizer, por exemplo:

• Nome, endereço, cidade, telefone, nome do contato e CNPJ da empresa - se você precisa contratar fornecedor, são os dados dela que servem de registro, afinal, a ação é do cliente, não sua. Aliás, evite contratar terceiros em seu nome, isso pode implicar na verba destinada para a ação. O seu orçamento é para o seu serviço prestado, lembre-se disso!
• Contatos, parceiros e fornecedores já definidos pelo cliente - tente não inventar moda, se o seu cliente tem um parceiro fiel, um amigo de longa data ou um fornecedor que dá desconto, utilize-os de forma que beneficie o projeto e, porque não, futuras ações suas. Claro, se na hora que você for orçar o serviço terceirizado verificar que o valor é absurdo e fora do mercado, sugira discreta e amigavelmente outro parceiro, mas já tenha em mãos o valor e a eficácia que o seu fornecedor oferece.
• Público Alvo, metas e objetivos - tenha em mente que, se você foi contratado, é para fazer alguma coisa para alguém ou algo específico (público), que quer chegar em algum lugar (objetivos) e em determinado tempo (metas). Então, defina claramente com o cliente para quem você fará o job e onde você precisa chegar.
• Prazos, datas e locais - lembre-se que o universo não gira em torno da sua ação (infelizmente). Por isso, analise com cuidado quanto tempo você precisa para planejar e executar efetivamente as suas atividades. Se depende de data comemorativa e de local a ser reservado, já o faça assim que tiver batido o martelo com o cliente. Nem sempre você irá encontrar o local desejado na data específica. Saiba negociar, tanto com o fornecedor quanto com o cliente, afinal, ele também precisa entender que não depende só de você.
• Estratégia de Ação - defina bem como você pretende alcançar os objetivos. Primeiro porque um profissional de verdade deve ser, no mínimo, organizado. Segundo, porque o cliente vai querer entender seus passos desde o planejamento até a execução. Ter uma estratégia é fundamental para que você trace um passo a passo e fique seguro nas atividades realizadas. Quando não se tem uma estratégia, é de costume agir sem pensar ou ir conforme a filosofia zeca pagodiana em "deixa a vida me levar". Você é um profissional, não queira depender de um vento a favor. Deixe claro para o cliente que pode confiar no seu trabalho.

Tem muita coisa pra se colocar em briefing, mas como já citei, depende muito de cada ação. O importante neste momento da negociação com o cliente é saber os detalhes, para quando chegar o "grande dia", não acontecer os já corriqueiros "não foi isso que eu imaginei" ou eu pedi para ser à noite e não de dia".

Bom, espero que tenha entendido o recado, quanto mais você perguntar (brifar) o seu cliente, mas você terá artifícios para uma boa execução. As dicas acima são básicas, se você precisa de fato construir um briefing, fica a dica de pesquisa no google, o mestre dos mestres da informação sempre tem um modelo em pdf, doc, jpg ou afins pra te ajudar.

Colegas da comunicação também sempre tem um modelo em seus arquivos, não se acanhe e peça uma ajuda!

Até a próxima!